שירותי משרד ללא משרד 

שירותי משרד - ללא משרד

משאבו היקר ביותר של מנהל ובעל עסק בעולם כיום הוא משאב הזמן. לצד הגדלת ההכנסה ושיפור רמת החיים, חשוב ליזמים ולמנהלי חברות, לפעול ביעילות ולפנות לעצמם גם קצת זמן לחיות.

אנשי עסקים רבים מסרבים להרפות מהמשימות הפשוטות ביותר אשר גוזלות מהם זמן רב. הם מרגישים שאם לא יעסקו בכל המשימות, הם יאבדו שליטה על העסק.

אך ניהול עסק פרטי הוא נושא מורכב ורב פנים. רבים מהיזמים הופכים בעל כורחם משועבדים לעבודה, כשכל יתר האספקטים בחייהם כולל פנאי ומשפחה, נזנחים מאחור, והתוצאה הרסנית. דווקא היקפי הפעילות בעסקים הנהנים מקבלת שירותי משרד מרחוק הולכים וגדלים, וכך יכולים המנהלים והעובדים להקדיש יותר זמן ומחשבה לעסקי הליבה שלהם.

המציאות החדש משנה את תפיסת העולם העסקית המסורתית, הגורסת כי כל עסק צריך משרד והופכת בהדרגה למציאות של שירותי משרד ללא משרד לעסקים.

איך הכל התחיל?

רעיון שירותי משרד ללא משרד איננו מענה לטלפונים המסווה את עצמו למשרד, אלא פתרון כולל למשימות רבות שאינן קשורות לתחום העסק. הטרנד העולמי הזה החל לקרום עור וגידים בקנדה ובארצות הברית, ותוך זמן קצר הפך לשירות מבוקש בקרב אנשי עסקים עצמאיים, בעלי מקצועות חופשיים ומנכ"לים של חברות קטנות בכל העולם. שירות זה זכה לתואר שירותי Virtual Assistance ובקיצור שירותי VA.

המיקוד מביא תוצאות

אחד מהיתרונות הרבים של שירותי משרד אלה הוא שהלקוח קונה בעזרתו שקט נפשי. הרעשים הפנימיים והמועקות הנובעים פעמים רבות מהמחויבויות הקטנות והגדולות שאינן קשורות לפעולות הליבה שלו נושרות ממנו ומוטלות על אחרים. זה עוזר לו להתמקד במערך השיווק שלו, ובדברים שבהם הוא מקצועי וטוב, ושהיו למעשה הסיבה מדוע בחר לעבוד במקצוע אשר בחר. העברת המטלות האדמיניסטרטיביות לידי VA של שירותי משרד המתמחה בכך, משליכה כמובן על המהירות והיעילות בהן מתבצעות המשימות. ידיים מקצועיות יכולות לעשות לעיתים את העבודה בשליש מהזמן שהיה לוקח ללקוח לעשות אותה.

דוגמא לכך היא נושא תיאום פגישות. כאשר בעל העסק נדרש לתאם בעצמו פגישות, לעיתים תכופות הוא מוצא עצמו נגרר לשיחות ארוכות בנושאים שמעבר לתיאום הפגישה. זה מתחיל בשיחתsmall talk  עם הצד השני, עובר לשאלות ותשובות בנושאים שונים ורק לבסוף נקבעת הפגישה. וכך, שיחה שהיתה אמורה להארך עד 5 דקות עלולה לקחת 30 דקות. כאשר מעבירים שרביט זה לנותני שירותי משרד מקצועיים, אין חשש שהשיחה תגלוש מעבר לזמן שהיא אמורה לקחת.

איך זה עובד באמת?

מרגע שהלקוח שוכר שירותי משרד, ה- VA הופכת לחסכן הזמן שלו. כמעט כל משימה שאיננה מוגדרת כעיסוק הליבה של העסק יכולה לעבור לאחריותה , ובכך לפנות לבעלי העסק זמן יקר.

בעלי עסקים אינם מודעים לכמות השעות החודשיות שהם משקיעים בפעילות אדמיניסטרטיבית.

פעילות אדמיניסטרטיבית בעסק קטן הכוללת תיאומי פגישות, שליחת הצעות מחיר ללקוחות פוטנציאלים, הפקת חשבוניות וקבלות ומעקב גביה והתנהלות מול ספקים גוזלת בממוצע 19-22 שעות בחודש.

ברגע שבעל העסק מפנה לעצמו בממוצע 20 שעות בחודש לפיתוח העסק ושיווקו, הוא יכול להביא לגידול משמעותי במספר הלקוחות החדשים ולהגדלת ההכנסות.

לצד השירותים העיקריים, קיימים  מסלולי שיתוף פעולה נקודתיים, המאפשרים ללקוחות בעלי משרד עצמאי ליהנות מקבלת שירותי משרד של VA, כמו למשל גיבוי לבעלי עסקים בעת היעדרותם ויציאתם לחופשה, כך שהעסק יכול להמשיך ולתפקד ללא נזק. 

חיסכון בזמן בכסף ובתנאי העסקה

החיסכון הנובע משכירת שירותי משרד שלVA  בהשוואה לשכירת עובד ייעודי ברור: חסכון בעלויות מעביד, בהוצאות משרד, בציוד משרדי, חסכון בשכירות וארנונה, בשעות נסיעה וחניה ועוד.

גם נושא חוקי העבודה המעמיסים על בעלי העסקים הקטנים הוצאות לא מעטות כגון פיצויים, קביעות, ימי מחלה, הבראה וכדו', אינם כלולים בעבודה מול VA הנותנת שירותי משרד וזאת מפני שאין בין החברה לבין לקוחותיה יחסי עובד-מעביד.

לשם השוואה, עלות מעביד לאחזקת עובד קבוע בחצי משרה, בשכר של 33 ש"ח לשעת עבודה, נעה סביב 5,300 ש"ח בחודש. לעומת זאת עלות שירותי משרד מקצועיים נעה סביב 1,500-2,000 ש"ח בחודש (משתנה בהתאם להיקף הפעילות). החיסכון השנתי עומד על כ- 50,000 ש"ח (!) בשנה אחת.

כמו כן, יתרון גדול של שירותי משרד הניתנים על ידי  VAנובע מהיכולות לבצע משימות רבות, סבוכות ומורכבות בהרבה ממה שמזכירה רגילה קבועה יודעת ואמורה לעשות, שכן לרוב, נותנות שירותי משרד הינן בעלות ניסיון אדמיניסטרטיבי רב שנים ובעלות כישורים רבים בתחום זה.

VA מקצועית עובדת ומשתמשת בתהליכי עבודה ובכלים יעילים, מקצועיים וחוסכי זמן. היא בונה ומתפעלת עבור לקוחותיה דוחות עסקיים המאפשרים להם קבלת מידע, שליטה ובקרה על העסק שלהם ומביאה לסדר וארגון בתוך העסקים להם היא נותנת שירותי משרד.

הטרנד החדש של ה-VA הוא גם ללא ספק ירוק הרבה יותר. הוא חוסך הרבה מאד נסיעות, ניירת, אנרגיה על הפעלת המשרד, אוורורו, הסקתו ועוד. העבודה ברובה נעשית במיילים, כך שלמרבה האבסורד, החזון הירוק של  'המשרד ללא ניירת' - קורם עור וגידים דווקא כאשר המשרד נעלם מהתמונה.